Un arrêté du 24 février 2016 pris après avis de la CNIL crée un téléservice, accessible par le site internet « service-public.fr », permettant aux usagers d’accomplir des démarches en tout ou partie dématérialisées et d’avoir accès à des services d’informations personnalisés.

Cet arrêté, qui s’inscrit dans le processus de dématérialisation des relations des usagers avec l’administration, modifie également le fonctionnement de téléservices existants afin qu’ils soient accessibles en un point unique (« Mon.Service-Public.fr« , « Votre Compte Association » et depuis le décret n°2009-730 du 18 juin 2009, l’espace de stockage accessible en ligne).

Soulignons que la Cour des comptes s’est également intéressée à la dématérialisation des relations entre l’administration et les usagers dans le cadre d’un rapport intitulé « Relations aux usagers et modernisation de l’État » publié le 4 février 2016. La Cour estime que les services publics numériques peuvent devenir un levier de transformation de l’État. Par ailleurs, selon la Cour, le numérique est appelé à devenir le mode d’accès de droit commun aux démarches administratives, dans le cadre d’une démarche progressive et adaptée aux publics.

Fonctionnalités offertes aux usagers par le téléservice

En vertu de l’article 2 de l’arrêté, les usagers peuvent :

  • en fonction de leur qualité, créer et gérer un compte « particulier » (usagers personnes physiques) ou un compte « association » (associations);
  • à partir du site « www.service-public.fr« , effectuer des démarches administratives en ligne et suivre l’avancée de celles-ci (demande d’actes d’état-civil, déclaration de changement d’adresse, vérification d’une inscription sur les listes électorales, demande de subventions auprès des collectivités territoriales, etc.);
  • utiliser un espace de stockage en ligne afin de conserver des documents et pièces justificatives dématérialisés (documents nécessaires à la réalisation de démarches et documents reçus des administrations).

Notons que le compte intégrant l’espace de stockage des documents en ligne est placé sous le contrôle et la responsabilité de son titulaire.  Par suite, mis à part les cas prévus par la loi, seul l’usager peut accéder aux données contenues dans son espace personnel de stockage.

Téléservice et traitement de données à caractère personnel

En pratique, l’usager doit, dans le cadre de la création de compte, communiquer des données à caractère personnel (adresse électronique a minima).  D’autres données personnelles (données d’état civil, identifiant de connexion au service, situation familiale, coordonnées postales, téléphoniques, électroniques, etc.) peuvent être renseignées, notamment pour bénéficier du pré-remplissage des formulaires.

Ce dispositif est donc constitutif d’un traitement de données à caractère personnel en ce que les données personnelles des usagers sont notamment collectées et conservées par la direction de l’information légale et administrative (DILA), responsable de traitement désigné par l’arrêté.

Par suite, la procédure d’avis préalable de la CNIL se justifiait au regard de l’article 27, II , 4°  de la loi Informatique et Libertés. Ce texte soumet en effet les traitements mis en oeuvre par l’Etat (une personne morale de droit public ou une personne morale de droit privé gérant un service public) à l’avis de la Commission dès lors qu’ils visent à la mise à disposition des usagers d’un ou plusieurs téléservices.

Sort des comptes déjà créés sur le site « Mon.Service-Public.fr »

L’article 6, II de l’arrêté prévoit que « Au 1er juillet 2016, les données à caractère personnel enregistrées dans le traitement, autorisé par l’arrêté du 18 juin 2009 susvisé, qui n’auront pas fait l’objet d’un transfert à l’initiative de l’usager vers le nouveau téléservice « service-public.fr » autorisé par le présent arrêté seront supprimées.« 

En conséquence, aucun transfert automatique n’est prévu. Les usagers désireux de conserver le compte qu’ils ont créé doivent procéder à un transfert manuel vers le nouveau service. Ce transfert devra être effectué le 30 juin 2016 au plus tard. Après cette date, l’ensemble des données sera supprimé.

Notons en outre que l’arrêté prévoit une gestion rigoureuse des comptes inactifs. En effet, en l’absence de connexion pendant une période de trente-six mois, le compte sera automatiquement fermé et les données détruites. Les usagers seront informés de la fermeture imminente de leur compte par trois messages électroniques envoyés à différentes échéances.