L’employeur a-t-il le droit d’accéder aux fichiers et e-mails du salarié ?

Dans son arrêt du 10 février 2015, la chambre commerciale de la Cour de cassation juge que les SMS contenus dans le téléphone mis à disposition du salarié par l’employeur pour les besoins de son travail sont présumés avoir un caractère professionnel. L’employeur est donc en droit de les consulter lorsque le salarié n’est pas présent, sauf s’ils sont désignés comme étant « personnels ».

Cette décision s’inscrit dans la jurisprudence de la Cour de cassation. L’occasion nous est donc donnée de rappeler le droit d’accès de l’employeur aux fichiers et e-mails du salarié.

De manière générale, la jurisprudence fait peser une présomption de caractère professionnel sur les fichiers et e-mails présents sur l’ordinateur mis à disposition du salarié par son employeur, pour l’exécution de son contrat de travail et non identifiés comme « personnels ». Ce caractère professionnel permet à l’employeur d’accéder aux fichiers, données et e-mails non identifiés comme « personnel » par le salarié, même en son absence.

En revanche, l’employeur n’a pas de droit d’accès aux fichiers et e-mails désignés par le salarié comme étant « personnels », au titre du droit au respect de la vie privée (article 9 du Code civil) et de la protection du secret des correspondances émises par la voie des télécommunications (articles 226-15 et 432-9 du Code pénal).

Quelques exemples donnés par la jurisprudence

  • La dénomination « D:/données personnelles» du disque dur de l’ordinateur du salarié ne permet pas de l’utiliser à des fins purement privées (Soc. 4 juillet 2012 n°11-12.502), de même que la dénomination « Mes Documents » (Soc. 10 mai 2012 n°11-13.884).
  • Une clé USB personnelle connectée à un ordinateur mis à la disposition du salarié par l’employeur, pour les besoins de ses fonctions, est présumée être utilisée à des fins professionnelles (Soc. 12 février 2013 n°11-28.649).
  • Une messagerie sans mention du nom de l’entreprise, utilisée tant pour l’usage professionnel que personnel, est présumée professionnelle dès lors qu’elle est mise à disposition par l’employeur (Soc. 16 mai 2013 n°12-11.866). Il en va de même pour les fichiers non qualifiés de « personnels » transférés par le salarié, depuis sa messagerie personnelle, sur l’ordinateur mis à disposition par l’employeur (Soc. 19 juin 2013 n° 12-12.138).

En pratique, comment l’employeur peut-il accéder aux fichiers et e-mails « personnels » du salarié ?

Par un arrêt en date du 17 mai 2005 (Soc. 17 mai 2005 n° 03-40.017), la Cour de cassation a jugé que l’ouverture et la consultation par l’employeur des fichiers que le salarié a désignés comme étant « personnels » est possible dans trois hypothèses :

  • en présence du salarié ;
  • en l’absence du salarié, ce dernier doit avoir été « dûment appelé» ;
  • à défaut, il est nécessaire que l’employeur justifie d’un « risque ou d’un événement particulier».

Et le BYOD ?

La jurisprudence que nous avons rappelée s’explique par le fait que l’ordinateur ou le smartphone est mis à disposition du salarié par l’employeur. Or, pour ce qui est du Bring Your Own Device, la propriété du terminal est celle du salarié (pour consulter notre Livre blanc, cliquez ici).

La décision la plus intéressante à cet égard n’est pas tant l’arrêt du 10 février 2015 mais plutôt celui du 12 février 2013. La clé USB appartenait au salarié mais elle a été connectée à l’ordinateur professionnel. Les juges en ont déduit que l’employeur pouvait consulter, en l’absence du salarié, le contenu des fichiers s’y trouvant et non identifiés comme personnels. La décision aurait-elle été différente si la clé s’était simplement trouvée sur le bureau du salarié, sans être connectée à l’ordinateur ? Une clé USB est un périphérique largement utilisée dans les entreprises, le caractère professionnel aurait donc pu être également retenu. Toutefois, il est rare de préciser le caractère personnel des fichiers qui se trouvent sur les outils informatiques dont nous sommes propriétaires…

Par ailleurs, doit-on encourager le salarié à utiliser les outils professionnels mis à sa disposition par son employeur uniquement et seulement pour son travail ? Ce serait délicat et surtout irréaliste, à notre époque marquée par une confusion permanente entre vie professionnelle et vie privée. Dès lors qu’un outil informatique est mis à disposition par l’employeur, il est conseillé au salarié de bien qualifier les fichiers et données relevant éventuellement de la sphère privée comme étant « personnels ».

Enfin, une charte informatique est fortement préconisée afin d’encadrer l’utilisation par les salariés des outils informatiques mis à leur disposition (messagerie, ordinateur, smartphone, etc.).