Indépendamment de la nature des prestations fournies par un sous-traitant, une entreprise cliente a tout intérêt à veiller à ce que la fin du contrat soit contractuellement organisée.

En effet, compte tenu des investissements humains et financiers liés à l’externalisation, bien souvent, le client ne peut pas se permettre de se retrouver dans une situation de dépendance vis-à-vis de son sous-traitant, de sorte que son activité et la continuité de celle-ci soient mises en péril.

La fin du contrat désigne plusieurs situations. Il peut s’agir de l’arrivée du terme du contrat ou encore de la rupture anticipée du contrat par l’effet de la résiliation, quelle qu’en soit la cause. A cette période, il est bien souvent trop tard pour aboutir à un accord sur les opérations rendues nécessaires par la fin du contrat. Cette organisation doit donc être anticipée.

Mathias Avocats revient sur deux points essentiels à retenir en la matière.

Organiser la réversibilité

La clause de réversibilité revêt une importance particulière puisqu’elle permet au client de reprendre ou de faire reprendre par tout prestataire de son choix la prestation externalisée, que le contrat arrive à son terme ou qu’il ait été résilié. Cette clause permet de définir les modalités de l’assistance que le prestataire devra apporter au client pendant toute la période de reprise de la prestation.

Certains prestataires peuvent par exemple refuser l’accompagnement de la reprise de la prestation par un tiers. La prestation se limite alors à l’assistance du seul client.

En outre, du point de vue du client, la continuité de service pendant les opérations de réversibilité est importante. Toutefois, encore faut-il que cette prestation soit contractuellement mise à la charge du prestataire.

Enfin, la répartition des coûts éventuels des opérations doit être prévue. Font-ils l’objet d’une facturation supplémentaire ? Sont-ils inclus dans le prix payé par le client ? Le prestataire assume-t-il ces coûts lorsque les prestations sont reprises en interne par exemple ?

S’assurer de la restitution des données par le sous-traitant

L’externalisation d’une prestation conduit le client, dans bien des cas, à confier au prestataire un volume important de données, dont des données à caractère personnel.

Dans ce contexte, la restitution des données doit être expressément organisée dans le contrat. Par exemple, cette restitution est-elle effectuée à titre gratuit ou à titre onéreux ?

Par ailleurs, il importe que le client puisse se voir restituer les données dans un format exploitable. Dans ce contexte, la référence à un format standard peut s’avérer nécessaire.

Notons que l’article 28 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) relatif à la sous-traitance fixe des exigences quant au sort des données à caractère personnel. En effet, le texte prévoit que le contrat entre le responsable du traitement de données à caractère personnel et son sous-traitant doit notamment préciser que le prestataire « selon le choix du responsable du traitement, supprime toutes les données à caractère personnel ou les renvoie au responsable du traitement au terme de la prestation de services relatifs au traitement, et détruit les copies existantes, à moins que le droit de l’Union ou le droit de l’État membre n’exige la conservation des données à caractère personnel.« .

Dans ce contexte, un audit et une adaptation des contrats peuvent d’ores et déjà être mis en oeuvre par les entreprises ayant recours à la sous-traitance de traitement de données à caractère personnel afin d’anticiper l’application du RGDP en mai 2018.

Mathias Avocats vous accompagne dans la rédaction de vos contrats et vous assiste également en cas de litige avec l’un de vos prestataires.